不要只完成任务,重要的是要结果---eteams帮你打造执行力

姜汝祥的《请给我结果》一书传达的核心观念是:不要只完成任务,重要的是要结果。其中,关于“九段秘书”的案例非常生动诠释了这一理念。


所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时,要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任,最后将整个会议过程做成标准化会议流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,形成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不同,圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。


总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。


  一段秘书的做法:发通知--用eteams发个会议通知,然后准备相关会议用品。并参加会议。

  二段秘书的做法:抓落实--发通知后,再打一遍电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。

  三段秘书的做法:重检查--发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟用企业微信提醒与参会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

  四段秘书的做法:勤准备--发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影,电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

  五段秘书的做法:细准备--发通知。落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后用eteams给与会者发过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。

  六段秘书的做法:做记录--发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做个录音备份)。

  七段秘书的做法:发记录--会后整理好会议记录(录音)给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。

  八段秘书的做法:定责任--将会议上确定的各项任务建到eteams,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。

  九段秘书的做法:做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖与任何人的会议服务体系!


eteams只是个辅助,他是您管理过程中的小秘书,有了他,再加上适合您的方法,一定会打造出强大的执行力。


附:九段,围棋术语,棋手定段位的“九段制”,源于我国古代品评人物、书画、职官的等级。段数越高,棋艺越高。


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最新评论

  1. 武胜
    发布于:2018-05-24 08:42:43 回复TA
    写得很好值得一看
  1. 广安养老院
    发布于:2018-05-24 08:43:09 回复TA
    文章不错支持一下

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