老板一拍脑袋,7天后开发布会,我是如何搞定一切的?

老板一拍脑袋,说7天后开产品发布会,让我搞定一切。我是该哭呢,还是该哭呢……


大家都知道,一般筹备一场活动最少需要20天到一个月的时间,想要在7天内搞定发布会的筹备,简直是一个不可能任务。可是作为一名兢兢业业的市场狗,我还是选择了迎难而上,接受了这个挑战。


牛逼的是,发布会不仅完美完成了,还获得了很好的传播效果。现场近50家媒体不遗余力地帮我们传播,到场观众更是不停地拍照发朋友圈和微博,为活动宣传造势。


那么我们究竟是如何完成这次看似不可能的任务的呢?

这事还得从头说起。



确定优先级




刚接到这个任务的时候,市场部的小伙伴们都是手忙脚乱,一瞬间不知道该从哪里入手开始筹备。于是我们就开了个短会讨论了一下哪些任务是比较紧急的、需要立刻着手的,哪些是需要其他部门配合协作的。


讨论结果如下图:

 




学会拆解难题




确定好任务优先级之后,我们就开始动工了。想要在7天内搞定一切,最效率的方式就是发动全员进行项目协作,创造一个效率传奇!


而当时最最紧急的,是把场地敲定下来。会场往往都需要提前预订,越靠后选择范围越小,还会面临订不到场地、发布会流产的风险。经过筛选,我们选了希尔顿的一个会场,大气、恢宏,符合我们发布会的调调。


第二步,就是参会人员邀约了。媒体这边我们市场部平时也在做关系维护,所以没费什么劲就邀约到了50家媒体。而让我们比较担心的是客户邀约。


自接到客户邀约这个任务后,销售部的同事们就开始了电话+邮件轰炸。此外,我们也制作了一批酷炫的H5邀请函,放些彩蛋,在朋友圈轰炸。因为发布的新品内容确实够新颖,再加上我们又设计了很多“心机”环节,很多客户稍加思索就答应出席了会议,这让我们大喜过望。而更让我们省心的是,销售部门每邀约成功一位客户,就把该客户的卡片关联到项目中,我们可以快速统计参会人数,也方便活动结束后做客户跟踪。



最难搞的问题解决掉之后,后面对我们来说都是小case了。有了eteams这款协作软件的帮助,部门内部的人员配合起来更是得心应手。物料设计、视频剪辑、串场PPT等这些需要我们内部搞定的物料,分工明确后,大家加班加点去设计完成。


这个地方我有个小经验想要跟大家分享一下:时间越紧张,如何进行有效沟通就越重要。我建议可以在任务里对问题本身进行讨论,这样就事论事,远比QQ群、微信讨论组效率高。



现场安排大有讲究




要让整场发布会运筹帷幄,需要将各项准备及现场执行工作分配到小组,定下各组负责人和每项工作的时间截点(精确到几点)。


所有工作一定要明确到具体的人。在执行现场,工作人员即使发现异常,也不能擅自离岗或者瞎指挥其他人,而是立即向总协调人汇报。



另外,工作人员的引导显得尤为重要。我们这次活动能取得一个良好的曝光度,就是因为我们在活动现场安插了很多人偶和萌物,工作人员引导客户去跟这些人偶拍照,抓住他们爱分享到朋友圈和微博的心里,自然起到了良好的宣传作用。

 



钱没少花、效果如何?




 

就这样一场发布会就这么紧锣密鼓地办完了。但是钱没少花,效果如何呢?

最有价值的部分在发布会后的数据分析。我们会做一个问卷调查,让参会人员都填一份,并对结果进行分析对比。



通过问卷的数据,我们可以看出大家对新品的期待程度、报名者的流失率、活动的不足等等各项问题。

另外,关联到项目下的客户,我们也会派专人去跟踪,看看有多少人转化二次购买。

 

最后,按上面的方法,你也可以举办一场高逼格的发布会了!



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最新评论

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