异地办公也要够快够畅快!

广东鼎燊云厨科技股份有限公司隶属于大百汇集团,是一家集节能减排技术及云计算技术研发、智能电厨产品设计、生产、销售为一体的现代化高科技企业。



由于公司业务复杂,所以在深圳、汕尾、长沙等地均有团队:深圳总部负责开发与销售,生产工厂位于汕尾,门店的维护与开拓工作则在长沙进行。这种多团队异地办公的情况,虽然节省了成本,但也给公司的管理带来了很多不便:


异地沟通难:靠QQ群组、邮件等方式有时候没办法说清楚问题;

项目协作难:项目协作大半靠出差,远程协作效率低;

财务统筹难:各地的费用报销没有办法统一处理,造成费用管控上的大麻烦;

人事管理难:员工去哪家门店了搞不清,工资结算很不便;

知识共享难:传份文件,用邮箱太慢,用QQ没加,十分不便。


这些问题让鼎燊云厨的管理层十分头疼。直到遇见了eteams,所有问题迎刃而解。



异地沟通也可以够快够畅快



自从启用eteams办公协同软件后,鼎燊云厨把分公司的团队成员也加入系统。没有同事微信/QQ也可以沟通共事。打开“企业微信”,找到人,直接无缝对接。哪怕是深圳的负责人从未见过汕尾的工厂人员,也可以通过这种方式快速沟通。


在聊天过程中,如果有任务要安排布置,还可以直接将聊天记录转任务,避免聊完就忘的情况。



除了沟通方便,任务对接也是前所未有的畅快。有什么需要对方参与的,不管这位同事是在深圳还是汕尾、长沙,直接@即可。跨区域、跨团队、跨时空协作,你想要的都能办到!而且任务过程一目了然,省去了电话哔哔一堆,别人还抓不到重点的烦恼。



远程协作行云流水



原来协作靠出差,现在协作靠工具,真是省钱又省心。


鼎燊云厨的深圳团队负责研发,会用eteams的项目模块进行研发管理。在项目看板视图下,任务进度一目了然。如果基础资料准备的差不多了,项目经理立马着手安排PMC计划,PMC计划已经执行完毕了,那项目经理就会在物料准备上多花些心思。


如果某个任务执行进度慢了,例如产品已经生产好了,却还没有办理入库,项目经理就会给负责人发送一条“催办”提醒,督促快速督促成员进行处理。若是产品在检验环节出了些小问题,项目经理也会进入任务卡片看一下大家的沟通讨论记录,迅速找出问题根源,给出解决方案。




而在研发工作即将完成投入生产时,项目经理会把整个产品研制项目共享给汕尾的生产部门负责人,让他第一时间了解到研发进展,方便排期进行厨具设备生产。这样避免了两地的同事反复沟通,而汕尾的伙伴也可以保证自己的生产节奏,简直就是双赢!





分流审批解决财务难题



鼎燊云厨的财务在总部深圳,有没有可能三家公司的费用把控全由深圳总部来进行呢?原来,这可能是想到不敢想的问题,但是自从使用eteams之后,一切皆有可能!

鼎燊云厨的审批场景略显复杂:



1
财务费用申请流程一般都是逐级审批,例如研发部的小张提交一张费用审批,那么依次将会由研经理、研发总监、研发总裁、董事长、出纳等几个人去审批该笔款项;
2
但是在鼎燊云厨有的部门有总监,有的部门没有总监,缺失的岗位流程能走得通吗?
3
费用超过5万元需要总裁及以上级别审批,流程能够跳过这些领导直接到达总裁处吗?



这么复杂的使用场景,貌似很难实现,但是eteams却做到了。

首先画出流程图。



第二步,设置提交人的循环上级。这样,系统会自动判断提交人有哪些上级需要处理这张审批表单。



第三步,根据金额和公司的不同,设置不同的出口,让报销流程走到不同分公司的总裁那里去。


第四步,让流程从对应的总裁那里流转到董事长和出纳处。


最后,大功告成!





再也不被员工去哪儿了所困扰



长沙的工作人员负责整个长沙区域的门店厨卫设备安装与维护,需要经常上门服务。因此门店服务人员的外勤管理也一直是让鼎燊云厨管理层头疼的一个问题。后来他们想到了用eteams的外勤功能来解决这一世纪难题。


例如,小李下午要去安装订餐系统,他到店之后拿出手机,轻点外勤签到功能,系统会自动识别小李当前的签到地点,而小李只需要在“拜访客户”一栏选取“长沙湘中路店”即可。


这样领导一手掌握小李的工作去向,而小李自己也可以在外勤里对自己的工作情况做一个简单汇报,一举多得。



文件传输有高招



原来同事之间的文件传输靠邮箱和QQ。但是邮箱文件发送慢、QQ还必须是对方好友。传输难、保存难、查找难、分享难,这几大难题一直悬而未决。

用了eteams之后,这种情况得到了彻底改观。



1
分分钟分享文档



管理员会在公共文件夹里设置同步共享和默认共享权限,一篇开发文档只要上传到鼎燊云厨开发团队的公共文件夹下,所有文档都会默认共享给开发团队的小组成员。



如果生产小组的小王也想查看文档,添加小王为文档的参与人或共享人即可。


如果门店店长老王也想看一下设计方案,可是他又不是公司的团队成员,能看得到文档吗?

当然可以,eteams的外部分享功能,很好地满足了老王的愿望。对了,还可以添加密码哦!



2
秒秒钟查到文件位置



整个公司有那么多文件,查找起来会不会很麻烦呢?

其实并没有!只要知道关键词,秒秒钟就可以找到你所需要的文件。



3
知识传承更牢靠



所有文件都保存在eteams里,员工离职带不走,企业知识能传承,保密性也十分到位。

如此牛逼的文件管理方式,鼎燊云厨领导怎能不爱不释手!


在eteams的帮助下,鼎燊云厨的异地办公模式越来越高效,员工的配合度也越来越高。如果您的公司也存在这种远程办公的场景,不如借鉴一下,说不定会柳暗花明又一村哦!



您可以还会对下面的文章感兴趣:

最新评论

◎欢迎参与讨论,请在这里发表您的看法、交流您的观点。