公司前台的快递总是“爆仓”?这里有几个解决办法

每天公司都会收发大量的往来文件,以及员工的各种网购包裹,公司的前台一角总是塞得满满当当,一旦没有及时领,那么大概率几天后就是“爆仓”状态了,如何管理这些快递件,既能够提高收发的效率,同时也加强安全管理,行政小姐姐小萌自有“妙招”~


快递收件,一键即可通知


前台代收的快递件类型较复杂,既有重要的合同文件,也有一些日常的订阅,从分拣到派送到具体部门或同事手中也挺很费时。至于还有一些私人的包裹,尽管本身快递员会有短信通知,但有些同事记性差,也会忘记领走。       

                      

索性,公司针对这些快递件,决定由行政小萌来统一负责通知取件。首先,他们用正在使用的云OA系统eteams中的表单功能,快速搭建了一张《快递取件单》,包含基础的快递信息(类型)、收件人等。



接着,再配置好快递通知的流程。小萌填写好快递信息及收件人后,系统就会自动提醒到该“收件人”,若收件人不方便领,还可以通过“流程加签”的方式找到“代领人”。



如果推送了取件通知流程后,一直没有反馈,还可以“催办”一下,巧妙地避免出现快递件堆积的情况。


这种方式的好处显而易见,比如因为增加了编号所有的快递收件都有了明确的记录,有据可查。在取件的时候,行政人员也可以说“凭流程通知”来领,也是防止公司里有人冒领、丢件等问题产生。




快递代发,统一登记加强管理

快递发件也是如此,一般每天同一时间会有对应快递人员来统一上门取件,需要寄出的快递需提前给到前台指定位置。公司对寄件也采用了完全的在线化管理,行政小萌再也无需像之前一样,催着让人在本子上挨个登记了。


通过eteams表单搭建《寄件申请单》,需要寄件时,先提交申请并由行政小萌确认。



免费体验


寄件分为公司件和私人件,这些在登记上需要有区分。通过表单的显示设置,只有在类型为“公司件”时,才会有“寄件内容”、“付款方式”、“金额”等信息,满足公司在公司件管理上的规范要求。


 同时,每个阶段的寄件明细,可以很方便清楚地查询,这块的费用支出情况也可以统一地进行管理。




收发件统一管理


快递件的收发,在整个公司繁杂的行政事务中并不算大,但涉及到文件资料的安全、以及越来越热的网购潮,对于这方面的管理应该重视起来


eteams除了可以帮助企业搭建快递收发所涉及的流程外,还可以将这些流程都整合起来,形成个性化的公司应用,需要使用时,直接在系统“更多应用”中选择“快递管理”即可。





免费体验


而对于行政小萌来讲,所有快递相关的寄件、收件信息也都聚合在这个应用里,并形成了规范的统计报表。以前为快递收发操的心,现在全不见啦~


注册体验,你也可以搭建自己的“快递管理”方案哦。



您可以还会对下面的文章感兴趣:

最新评论

◎欢迎参与讨论,请在这里发表您的看法、交流您的观点。