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OA系统如何做好人力资源中的“排班管理”

来源:泛微常州发布日期2016-06-03 13:25浏览:

摘要:企业要建立高效的考勤管理体系并非易事,泛微OA“常规考勤+排班考勤”全方位考勤方案助力企业解决HR难题。

“排班管理”这种应用场景一般出现在医院、公共交通系统、超市、餐饮服务、商场、工厂的生产车间……这些单位需要倒班,一天中分时间段安排不同的人或班组进行工作,周六日可能也需要安排人上班,这种情况的考勤对于常规的OA系统应用是一大难点。

本期知识点将分享如何利用泛微e-cology 8.0中的人事管理模块,通过后台权限配置功能如何做好排班管理。

科普贴:常规考勤&排班考勤

常规考勤是指设置一个固定的时间段,所有用户都在这个时间段内进行考勤。

排班考勤是指设置不同时间段的上班时间,安排不同的人或班组进行工作,经常被用在医院、公共交通系统、超市、工厂的生产车间等地方。

在实际应用过程中,参与排班的只是部分人员,所以两种考勤方式都要使用,系统会优先判断这个用户在当天是否安排了排班,如果安排了就根据排班时间段进行考勤,如果没有就按照常规时间进行考勤。鉴于常规考勤容易理解,所以此次重点讲解排班考勤是如何设置并实现的。

 

一、需求分析

明晰企业需求是为企业解决问题的关键。当企业有排班考勤的需求时,还需要具体了解以下几个需求点:

1、排班考勤有哪几个时间段;

2、具体排班规则;

3、按个人轮班还是小组轮班,参与排班的有哪些人;

4、对节假日及周末如何处理。

 

二、资料收集

根据需要的资料按步骤收集客户的需求。(备注:以下需求为理解场景特别设置)

1、首先是排班时间段的确定,客户需求是分两个时间段:【A:09:00-17:30】和【B:11:30-20:00】;

2、排班规则是做4休1,每天确保3人上A班,1人上B班;

3、确定哪些人需要进行排班考勤,企业需求是上海分部-渠道部的5位同事,如图1所示;

4、在排班日期上需求是周六周日要进行排班,只有11个法定假日才不需要排班,5月排班表如图2所示,分为5个组,每个组至少包含一个用户。

图1

图2

 

三、工作时间段设计

1、  根据收集的资料,进入系统后端设置页面【应用中心】--【人事】--【考勤管理】--【排班管理】--【工作时段】,在这里点击新建按钮添加企业指定的两个时间段,如图3所示。

图3

2、注意点

工作小时数系统默认会根据上班时间和下班时间自动计算,用户也可以手动输入,请假时间、迟到时间等都是根据【工作小时数】来计算百分比,如图3中所示,11:30至20:00应该是8.5小时,我们手动改为了8个小时,用户请假4个小时,那么计算请假天数的时候是“4/8“,而不是“4/8.5”。

第二个是签到签退时间的设定,如图3中设置的都是30分钟,那么用户只有在7:30之后才能看到签到按钮,8:30之前必须签退,否则就看不到签退按钮了。

 

四、班次设置

1、根据收集的第二条需求,在系统后端设置页面【应用中心】--【人事】--【考勤管理】--【排班管理】--【班次设置】,在这里创建班次,由于每个员工在这一个月中有2个班次进行轮换,所以如图4所示,需要先选择用户A在这一个月中哪几天上A班,添加好之后再设置哪几天上B班;

图4

2、注意点

首先是轮换模式,我们选用了按月轮换,也就是客户需求表中一个月的轮换规则,如图5所示,系统还提供了很多轮换规则供客户选择;

图5

其次在节假日策略上,通过图2所示的排班需求已经明确法定假日是不排班的,所以在假日策略上采用了取消排班的策略,那么哪些日子是法定假日,如图6所示,一定要将不排班的日期设置为【公众假日】,遇到公众假日本身就是周末的话,只要将5月2日周一设置为【调配休息日】即可,如图7所示。

图6

图7

 

五、排班人员范围

根据收集的第三条信息,在【应用中心】--【人事】--【考勤管理】--【排班管理】--【排班人员范围】中维护排班人员,点击添加后如图8所示,根据企业需求,这个部门下的所有人员参与排班。

图8

 

六、排班设置

1、在设置了前面的时间班次之后,需要将具体人员分配到各个班次中,如图9所示,排班情况默认为【已排】,修改条件为【未排】,然后点击搜索,就可以看到在图8中添加的部门所属人员。

图9

2、点击未排班的人员,这里一定要注意未排班是指当前搜索时间段未排班,搜索时间如图9中的日期字段条件【本月】,点击未排班人员的列表菜单【设置排班】后显示如图10所示,选择一下,这个人在哪个时间段内上哪个班次,点击保存后再回到列表页面,查看人员排班情况,(查看之前不要忘记修改【排班情况】字段的条件),显示如图11所示,可以看到用户桂菲蓝在当前月的排班情况。

图10

图11

3、重复相同的方式给其他用户进行排班就可以,整个企业的排班过程就完成了,5月份渠道部的5位成员在考勤的时候根据系统设置的排班情况与实际打卡情况核对,即可快速得出每月的考勤信息。

 

价值说明

相比日常的考勤应用,“排班管理”属于企业中一项较复杂的考勤需求,常规的OA系统无法完成,日常的做法是企业做“排班管理”需要再采购专业的HR软件。让HR软件与OA系统进行集成。

现在利用OA系统做好排班管理可以达成以下效果:避免了两套系统之间的集成操作。在管理上实现了人力资源的最优化配置,节省了人力成本,还可以根据单位的人力岗位变化在后台灵活配置。

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